Une expérience de stage PEEN: chez Arkhênum, cinq mois au cœur de la numérisation patrimoniale

Lisa Le GoffUne vue sur l’entreprise

J’ai effectué un stage professionnel de cinq mois au sein de la société Arkhênum. Il s’agit d’une entreprise privée spécialisée dans la numérisation et la conservation du patrimoine écrit et iconographique. C’est une entreprise qui travaille énormément avec les institutions publiques comme la BNF et les Archives Nationales qui font régulièrement appel à Arkhênum pour numériser leurs fonds. Mais Arkhênum répond également à de multiples offres de marché pour des archives départementales et des bibliothèques, tant en France qu’à l’étranger. Certaines entreprises privées possédant des fonds historiques se tournent également vers cette société pour la conservation numérique de leurs archives. La numérisation ne consiste pas seulement en la réalisation d’une vue numérique. Les projets en collaboration avec les institutions publiques demandent de plus en plus l’insertion de métadonnées, en IPTC, Dublin Core ou encore en fichiers METS. Le traitement des images représente également une part importante du travail effectué dans les locaux d’Arkhênum, que cela soit à Bordeaux (siège de l’entreprise), à Champigny sur Marne ou à la Ville de Paris.

Impression

La mission de stage

La mission qui m’a été confiée de début mars à fin juin concernait la mise en place d’un manuel de gestion de projet. Il s’agissait en l’occurrence de faire une analyse précise des méthodes de travail et de mettre en place un process efficace en lien avec le logiciel interne de la société, Limb, afin d’optimiser le temps des différentes phases de traitements et de contrôle des vues numérisées. Afin de mener à bien cet objectif, je me suis vue confier une seconde mission de stage. Je fournissais un soutien supplémentaire en tant que deuxième contrôleur qualité auprès des deux chefs de projets du site. Je devais dans les faits venir renforcer l’équipe de traitement et de contrôle du site de Champigny sur le contrôle des reprises clients et gérer certains projets une fois la phase de numérisation terminée. Cette mission a été l’occasion pour moi de me confronter aux différents matériels utilisés par l’entreprise mais aussi de voir les spécificités de chacun des projets que l’on m’a confiés pendant le stage et de comprendre comment s’effectuaient les différentes étapes de contrôle. Bien que secondaire, cette tâche est nécessaire à la réalisation du manuel de gestion de projet qui m’a été demandé en fin de stage. J’ai appris à utiliser plusieurs logiciels différents, allant du simple programme permettant de visionner les images ou alors de les renommer à différents serveurs de calcul pour réaliser des opérations plus délicates, comme la segmentation OCR sur des catalogues commerciaux datant du XXe siècle.

Le contrôle qualité

Le contrôle qualité est un exercice particulier, bien loin de ce que à quoi je pouvais m’attendre. Pourtant, j’ai pu m’y retrouver assez vite, avec les compétences acquises au cours de l’année. La numérisation de documents patrimoniaux est un travail plus complexe qu’il n’y parait. Il ne s’agit pas simplement de fournir des fichiers numériques sous un format particulier. Il y a énormément de petits détails qu’il faut anticiper ou traiter au cours d’une affaire. S’assurer que les vues sont conformes non seulement aux exigences de qualité de l’entreprise mais aussi à celles du client, être capable de comprendre ce qu’attend le client au final et d’appliquer le traitement adéquat : voilà ce que signifie réellement être contrôleur qualité. J’ai participé à une quarantaine de projets clients qui concernaient énormément d’institutions publiques, mais aussi quelques clients privés et parfois de grandes entreprises historiques françaises. Cela m’a permis de découvrir et de voir de mes yeux une multitude de fonds et de documents patrimoniaux, ce qui est un plus non négligeable dans mon stage. J’ai adoré pouvoir côtoyer de près de tels documents et surtout de faire partie de l’équipe qui aura permis de conserver une part de ce patrimoine. J’avais réellement le sentiment de participer activement à la conservation du patrimoine, d’être un élément de plus permettant aux publics d’avoir accès, d’une quelque façon que cela soit, à un patrimoine culturel divers et varié.

La gestion de projet

La gestion de projet en équipe est très stimulante car elle permet de prendre conscience de l’unicité de chaque projet qu’il faut mener à bien tout en collaborant les uns avec les autres. Durant ce stage, j’ai progressivement été amené à gérer de plus en plus d’éléments sur des projets aussi divers qu’intéressants. C’est un des aspects de la gestion patrimoniale que j’ai le plus apprécié : il n’y a pas de méthode fixe car chaque projet nous oblige à repenser la numérisation. J’entends par là qu’il faut réfléchir sur quel(s) scanner(s) professionnel(s) les documents d’un projet vont être numérisés et quel(s) traitement(s) seront les plus efficace(s) pour le rendu demandé, tout en devant composer avec le planning des affaires (puisqu’il y a bien entendu plusieurs projets en parallèle en phase de numérisation). J’ai pu voir et apprendre énormément de choses de cette façon : la rédaction des réponses aux appels d’offres des institutions publiques, la mise en forme du cahier des charges du projet, la préparation des dossiers pour la numérisation, le suivi hebdomadaire des affaires et la gestion des retours clients pour clôturer les affaires.

J’ai réalisé en cinq mois une analyse sur la gestion de projet patrimonial à travers l’utilisation d’un logiciel de contrôle et traitements (Limb), créé en coopération avec l’entreprise I2S, qui fabrique les scanners de numérisation, l’entreprise Arkhênum et un groupe de chercheurs spécialisés dans la gestion des données numériques. J’ai pu appréhender ce que signifiait réellement faire de la numérisation et gagner en expérience en ce qui concerne la gestion de projet.

Mon expérience

Ces cinq mois de stage ont été l’occasion de confronter les connaissances que j’avais acquises tout au long de l’année au sein du master Patrimoine Écrit et Édition numérique au monde du travail, de l’entreprise et de la numérisation patrimoniale. Les cours d’édition image et texte m’ont bien entendu servi plus que les autres, mais les notions que j’ai pu acquérir dans le domaine de la gestion de projet, dans l’archivistique et le catalogage m’ont également aidé à comprendre le milieu dans lequel j’étais amenée à évoluer de mars à juin 2015. De plus, les différentes approches que l’on a pu avoir sur les métadonnées m’ont servi de base au sein de l’entreprise. J’ai pu constater que les pratiques de catalogage évoluent extrêmement vite et que chaque institution a une approche bien particulière : les normes, les codes mais également les balises utilisées varient énormément. Entre le début et la fin de mon stage, j’ai pu constater ceci qu’une même institution pouvait changer d’avis sur les métadonnées (demander des IPTC et ensuite demander des fichiers METS).

Après le stage

J’ai eu la chance d’être embauchée à l’issu de mon stage par Arkhênum en CDD jusqu’à janvier pour continuer mon travail de contrôleuse qualité sur le site de production de Champigny sur Marne. J’approfondis également mon expérience dans la gestion de projet de numérisation et je traite régulièrement de nouveaux dossiers, qui me permettent de remettre en perspective la façon dont il faut gérer la numérisation patrimoniale. Je suis amenée à devenir chef de projet junior au sein de l’entreprise: cela me permettra d’acquérir de nouvelles expériences dans le domaine de la conservation numérique.

Actuellement, je contrôle un projet client assez particulier. Je réalise les tables de concordances et le traitement des quelques 80 000 fichiers, tandis qu’un de mes anciens camarades de promotion contrôle ces mêmes vues, mais du côté du client, puisqu’il a été embauché par son entreprise de stage sur ce projet.

Lisa Le Goff, promotion PEEN 2015


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