Compte-rendu de visite chez la société Arkhênum

Le 6 janvier 2016, dans le cadre de notre formation, notre promotion s’est rendue à Bordeaux afin de visiter la société Arkhênum. Cette dernière est une entreprise privée spécialisée depuis 1999 dans la numérisation des fonds patrimoniaux. Elle est divisée en deux sites, l’un à Champigny-sur-Marne et l’autre à Bordeaux où se situe le siège social de la société. A cette occasion, il nous a été présenté les missions de leur entreprise : « numériser pour préserver, enrichir pour mieux partager, valoriser le patrimoine ».

La conservation du patrimoine culturel et industriel grâce à sa numérisation est l’une des principales préoccupations de cette entreprise et de leurs collaborateurs. Elle a mis en place plus de 39 bibliothèques numériques et a travaillé pour plus de 650 clients à la fois privé et public aussi bien en France que dans d’autres pays. Elle réalise aujourd’hui plus de 12 millions de numérisation par an et apparaît comme l’une des plus importantes entreprises françaises dans ce domaine. Si la majorité des clients d’Arkhênum reste des institutions ou des établissements publics, le secteur privé considère de plus en plus son patrimoine et son savoir-faire comme un élément à mettre en avant et qui peut être valorisé par le biais de la numérisation et des autres services que propose la société. Ces services que propose la société sont divisés en quatre points, d’abord une fonction d’audit et de conseil, un service de numérisation à proprement parler, l’enrichissement des données qui apparaît de plus en plus comme un corollaire de la numérisation et enfin la valorisation des données qui peut prendre des formes diverses comme la création de bibliothèques numériques notamment.

La visite s’est divisée en deux parties, d’abord une présentation de la société réalisée par l’un des employés en charge du marketing ainsi qu’une visite des différents espaces opérationnels du site. Cette présentation a débuté par l’entrepôt de stockage des ouvrages en attente de numérisation ou de retour auprès de l’établissement auquel ils appartiennent. Une grande richesse et diversité de documents nous a été présentée, ce qui nous a permis d’apprécier l’importante variété de provenance, de format et d’ancienneté des documents traités par la société. Parmi ceux-ci il nous a notamment été présenté une collection d’herbiers, dont certains appartenant au Jardin Botanique de Tours et un autre appartenant à la ville de Dax. Ce dernier se présentait sous la forme d’un ouvrage contenant de très nombreuses feuilles au sein desquelles des plantes étaient conservées, séchées entre les pages du volume et maintenues grâce à des ficelles. Un des autres exemples qui nous a été présenté fut un fonds d’archives administratives composées de papier pelure se conservant assez mal d’après une opératrice. Ces exemples ont permis aux employés d’Arkhênum de nous confronter à la difficulté de numériser des documents en raison de leur nature et de leur contenu.

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Après cela il a été présenté à notre groupe les différents outils de numérisation dans une salle adjacente à la première. Trois différents types de scanners sont utilisés par la société afin de s’adapter à tous les types de documents. Le premier est un scanner à balayage qui permet de réaliser un travail de numérisation sur des archives d’un format allant jusqu’au format A0. Le second est le Copy Book, qui a la particularité d’avoir un dos matriciel. L’unique marque des appareils de numérisation  présente dans cette entreprise est l’I2S. Cette particularité est due au partenariat qu’Arkhênum a noué avec cette entreprise depuis sa création. Ce partenariat consiste en un test des productions de la société par les opérateurs d’Arkhênum et d’un retour des manipulations des appareils par ceux-ci afin d’améliorer constamment la performance et l’utilisation pratique de ces outils. Par exemple, l’un des derniers appareils que l’entreprise a acquis est une machine de numérisation au quartz qui a pour qualité de posséder une tablette réglable avec un système de vérin permettant ainsi de mieux manipuler le document à scanner. Les scanner I2S possèdent un éclairage LED, qui correspond à une lumière froide, afin que les numérisations soient le moins agressives possible pour les documents. Ce choix technologique rend la manipulation plus pratique et la conservation des documents plus pérenne.

Les différents intervenants ont insisté sur l’importance du choix de la résolution avant de procéder à une numérisation. La plupart des entreprises privées ou d’établissements publics exigent souvent une demande de résolution de 600 dpi. Ce choix est souvent guidé par la reprise de cahier des charges de grandes institutions comme le Musée d’Orsay, ou encore la BnF. Mais ce choix apparaît comme n’étant pas toujours pertinent, d’après l’un des employés d’Arkhênum, en effet une résolution élevée implique une augmentation des incidences sur le rendu final de la numérisation, telle qu’une pixellisation trop importante des images ainsi qu’une saturation inutile des serveurs qui stockent les données de numérisation. La question du bien-fondé de ces standards se pose donc sur ce point, il semble légitime de se demander si ces normes nationales imposant un choix de résolution à 600 dpi sont toujours pertinentes et ne nuisent pas à une bonne gestion des données. Si une numérisation nuit à la définition d’un document et que la présence de flou ou de bruit est détectée, les opérateurs de numérisation peuvent retravailler les images par le biais de scripts par afin de réduire les incidences. Mais afin de choisir consciencieusement les normes à appliquer et les choix à effectuer avant le lancement d’une numérisation et dans le cadre d’un projet de numérisation, Arkhênum incite ses clients dans sa mission de conseil, à la mise en place au préalable d’un état de l’art. De plus, dans le cadre de leur travail, Arkhênum et leurs employés proposent également à leurs clients d’effectuer des prestations supplémentaires telles que de la saisie pure (qui correspond à un travail sur les métadonnées) et d’indexation sur un fichier Excel.

Bien que la société dispose d’un important outillage de numérisation au sein de ses locaux, il arrive que le choix soit fait de réaliser la numérisation au sein d’une structure cliente. Ce choix de numérisation ‘in situ’ est souvent dû à une demande du client. Ce déplacement est justifié par une durée de numérisation excédant trois mois, en raison du coût d’installation et d’achat des machines de numérisation, le temps de déplacement des outils et agents, et la rémunération des équipes de travail déplacées sur place. Ce choix est parfois dangereux pour le document car la mise en place d’une numérisation de ce type est plus complexe, néanmoins il se justifie également par le risque qu’implique le transport de documents jusqu’à la société lorsque ceux-ci sont composés de matériaux fragiles comme des plaques de verres. Dans son rôle de conseil, Arkhênum informe le client du projet de numérisation (ex : conservateur) de la dangerosité, de la complexité, et du surcoût d’une telle intervention.

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Après la numérisation, Arkhênum s’engage à sauvegarder les données et à les conserver pendant trois mois. Cette durée peut être allongée suivant le contrat signé avec le commanditaire.  La question de la pérennité des données est très importante dans le cadre de la numérisation, ainsi le choix de la méthode de sauvegarde fait partie de l’offre d’Arkhênum qui préconise plusieurs méthodes concomitantes parmi lesquelles il existe l’hébergement sur des serveurs et la sauvegarde sur des supports de plusieurs types : disques durs externes et CD-Rom. La question de l’anticipation du poids des données dû à la numérisation doit être présente à l’esprit des établissements souhaitant profiter des services de l’entreprise.

Pour conclure,  Arkhênum est un exemple de société de numérisation présenté, parmi d’autres, et qui nous a permis d’entrevoir les fonctions, les missions et objectifs d’une telle structure. Cette expérience nous a permis de nous familiariser avec le domaine de la numérisation et de la gestion de données. Elle a été très enrichissante car nous avons dorénavant une vision concrète et solide de la réalité de la numérisation et de l’enrichissement du patrimoine écrit en établissement privé.

Compte-rendu réalisé par Fiona Lefère et Rémi Ossant.


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1 réponse

  1. Bonjour, merci pour ce post qui nous donne à nous Arkhênum un vision extérieure de notre travail et de comment notre travail est perçu.

    Au plaisir d’accueillir d’autres promotions.

    L’équipe Arkhênum

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